Ore straordinarie: un conteggio incerto non rovescia l'onere della prova

Molte ore non sono ancora un conteggio. Il Tribunale federale lo dice nella sentenza 4A_58/2026 del 18 agosto 2026, sulle ore straordinarie in Svizzera, in un contratto di lavoro di diritto privato nel Cantone di Vaud. Il lavoratore prova il numero che chiede. Se quel numero non può più essere stabilito con esattezza, il giudice lo stima. La stima non accorda l'elenco preparato per il processo.

Che cosa prevedeva il contratto

Il lavoratore è stato assunto il 15 febbraio 2016 come ingegnere, per 42 ore alla settimana. Un contratto del 31 ottobre 2018 lo promuove a responsabile della produzione e dell'industrializzazione, con un salario annuo lordo di 110'000 franchi, sempre per 42 ore. Dal 1° gennaio 2021 un addendum lo nomina a una funzione di direzione della produzione, a 122'000 franchi lordi.

La clausola del 2018 sulle ore straordinarie diceva che la funzione poteva esigerle e che il lavoratore vi acconsentiva quando erano necessarie e la buona fede permetteva di chiedergliele. A scelta del datore di lavoro, queste ore potevano essere compensate con un congedo di pari durata, un'ora per un'ora, oppure pagate senza maggiorazione.

L'articolo 321c capoverso 1 del Codice delle obbligazioni impone questo lavoro quando le circostanze lo esigono, il lavoratore può assumerlo e la buona fede permette di chiederglielo. Con il suo accordo, il datore di lavoro può compensare le ore con un congedo di durata almeno uguale, da concedere entro un periodo adeguato (cpv. 2). Le ore non compensate con un congedo sono retribuite con il salario normale maggiorato di almeno un quarto, salvo clausola contraria di un accordo scritto, di un contratto normale di lavoro o di un contratto collettivo (cpv. 3). Davanti al Tribunale federale la lite riguardava soltanto il numero delle ore e il periodo da pagare. La sentenza non ricalcola la maggiorazione.

Il lavoratore prova il numero

L'articolo 8 del Codice civile pone la regola: ciascuna parte prova i fatti che allega per dedurne un diritto. Per le ore straordinarie, questo onere è del lavoratore. Deve allegare e provare, per quanto lo si possa ragionevolmente esigere, le circostanze che permettono di valutare il numero. La conclusione che le ore siano state effettuate nella misura allegata deve imporsi al giudice con una certa forza. Il Tribunale federale lo ricorda al considerando 8.2.

Arrivare presto, uscire tardi o inviare e-mail la sera mostra che c'è stato lavoro in più. Non prova il totale chiesto.

Quando manca il numero esatto

L'articolo 42 capoverso 2 permette al giudice di determinare equamente un danno il cui importo esatto non può essere stabilito. La giurisprudenza lo applica per analogia al numero delle ore straordinarie, quando questo numero non può più essere provato con esattezza. La stima non rovescia l'onere della prova. Non dispensa il lavoratore dal fornire gli elementi che gli si possono ancora chiedere.

Un sistema incerto non fa vincere la tabella del lavoratore

Dall'agosto 2017 la datrice di lavoro usava un programma dichiarativo. Ciascuno inseriva le proprie ore, un superiore le validava. I rilevamenti del lavoratore sono stati controllati fino al febbraio 2018. Dal marzo 2018 il superiore li ha validati di rado. Se il lavoratore non inseriva nulla, la maschera restava su un orario tipo. Gli estratti indicavano 0 ore per gennaio, febbraio e marzo 2020, e per settembre 2021.

I giudici vodesi hanno ritenuto dubbio questo sistema. Il lavoratore non contestava questa valutazione. Nemmeno la sua tabella è stata accolta. Era stata redatta per il processo e non corrispondeva alle ore che egli stesso aveva inserito nel programma. Il Tribunale federale conferma che restava soltanto la stima, in applicazione analogica dell'articolo 42 capoverso 2 (consid. 5.2 e 8.3).

Un conteggio del datore di lavoro inutilizzabile non attribuisce dunque tutte le ore che un elenco successivo somma.

Tre ore, in questa causa

Da gennaio 2020 a giugno 2021 la stima confermata è di tre ore straordinarie alla settimana, ossia 12'370 franchi e 30 lordi. Il Tribunale federale non rifissa questa cifra. È vincolato ai fatti accertati nel Cantone. Verifica che la stima non violi il diritto federale.

I giudici si sono fondati su elementi costanti. Almeno una volta alla settimana il lavoratore pranzava durante una riunione fissata dal suo superiore. E-mail professionali erano state inviate dopo le 20, nel fine settimana e durante le vacanze: il tempo per rispondervi si contava in minuti. Il lavoratore aveva ricevuto l'intero salario, previsto per 42 ore. In un'e-mail del 15 giugno 2020 scriveva di aver dovuto andare oltre le 42 ore, come di consueto. L'istanza cantonale vi ha letto che non aveva superato di molto quella cifra. Questi elementi provano che delle ore straordinarie sono state effettuate. Non provano il volume ben più alto che era chiesto.

Tre ore alla settimana non sono una regola generale. Un altro incarto, con altre prove, chiama un'altra stima. La stima deve poggiare su indizi concreti.

Quanto era già stato pagato

Tra maggio 2018 e gennaio 2020 la datrice di lavoro ha versato quattro indennità: 3'350 franchi e 90 per 68,08 ore, 2'752 franchi e 85 per 55,93 ore, 3'535 franchi e 95 per 71,84 ore e 9'166 franchi e 65 per 178,43 ore. Nel 2019 il lavoratore ha anche preso dieci giorni di congedo a titolo di compensazione.

Sosteneva che questi versamenti non saldassero tutto e che le buste paga non parlassero di un saldo di ogni conto. Il Tribunale federale ritiene che questa menzione non sia necessaria per considerare il periodo come già indennizzato. Se nel gennaio 2020 restavano davvero più di 600 ore, il lavoratore avrebbe dovuto dirlo quando gli furono pagate 178,43 ore. Non lo ha fatto (consid. 9.2).

La stessa sentenza ricorda che le ore straordinarie vanno in linea di principio annunciate in tempo utile, affinché il datore di lavoro possa organizzarsi e affinché il lavoro supplementare sia approvato. In mancanza, la pretesa di retribuzione può perimere. Annunciare le ore, indicarne il numero e chiederne più tardi il pagamento non sono la stessa cosa. Qui ha contato l'assenza di reazione a un pagamento importante, per il periodo anteriore al gennaio 2020.

Dopo l'esigenza di un accordo preventivo

Il 7 luglio 2021 le risorse umane scrivono al lavoratore che ha registrato 22,18 ore straordinarie in giugno e che ogni ora straordinaria doveva essere stata validata preventivamente ed espressamente dal suo responsabile. Altrimenti non era autorizzata.

Il Tribunale federale constata un atteggiamento ambiguo: questo richiamo convive con un superiore che sollecitava molto il lavoratore. In questa causa l'ambiguità non apre una retribuzione complementare. Nell'ottobre 2021 la datrice di lavoro ha versato 3'341 franchi a titolo di saldo delle ore straordinarie legate all'acquisto della società. Questo pagamento chiude la porta a un complemento che sarebbe dovuto perché delle ore sarebbero state imposte tacitamente (consid. 9.3).

La sentenza non dice che un'ora fatta senza validazione preventiva non sia mai dovuta. Dice che, in queste circostanze, il versamento dell'ottobre 2021 aveva già coperto il periodo dell'acquisto.

La riduzione dell'orario non cambia la prova

Nel periodo Covid la datrice di lavoro ha ottenuto indennità per riduzione dell'orario di lavoro. I lavoratori a tempo pieno non dovevano più effettuare che 31 ore alla settimana. Il 15 giugno 2020 il lavoratore scriveva di aver dovuto superare queste 31 ore e le 42 ore del contratto. Non contestava di aver ricevuto l'intero salario previsto per 42 ore. Sapere se la riduzione fosse iniziata in gennaio o in marzo 2020 non ha influenzato l'esito (consid. 4.1). La sentenza non giudica se le indennità di riduzione dell'orario siano state conteggiate correttamente.

Che cosa questa sentenza non decide

Il ricorso è respinto nella misura in cui è ricevibile. La sentenza riguarda le ore straordinarie dell'articolo 321c, in un contratto di diritto privato. Non decide il lavoro straordinario della legge sul lavoro, che mira al superamento della durata massima legale, 45 o 50 ore secondo l'attività, e la cui indennità non si esclude con lo stesso accordo scritto. Quella legge non si applica a tutte le funzioni. Il personale di diritto pubblico e alcuni contratti collettivi seguono altre regole.

La sentenza non dice come ricostruire interi anni a partire dalle e-mail. Non dice che un programma mal tenuto dispensi il lavoratore da ogni cifra. Il contratto, le registrazioni, le buste paga e gli scritti inviati al momento dei fatti restano gli atti.

Domande frequenti

• Chi deve provare le ore straordinarie in Svizzera? Il lavoratore. Deve rendere convincente il numero allegato, non soltanto mostrare di aver lavorato molto.
• Se il rilevamento del datore di lavoro è dubbio, sono dovute tutte le ore della tabella del lavoratore? No. Entrambi i conteggi possono essere scartati. Il giudice stima allora il numero.
• Tre ore alla settimana sono la regola? No. È la stima di questa causa, per gennaio 2020 fino a giugno 2021.
• Bisogna segnalare le ore nel momento in cui sono fatte? In linea di principio sì, in tempo utile. In questa vicenda il silenzio al momento del pagamento del gennaio 2020 ha contato contro un saldo di diverse centinaia di ore.
• Che cosa riunire prima di porre la domanda? Il contratto, i conteggi inseriti, la tabella personale, le buste paga, le e-mail e il calendario delle riunioni.

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Fonti

Tribunale federale, sentenza 4A_58/2026 del 18 agosto 2026, I Corte di diritto civile. Codice delle obbligazioni, articoli 42 e 321c, tenore al 1° ottobre 2026. Codice civile, articolo 8. Sentenze citate dal Tribunale federale: 4A_533/2024 del 24 giugno 2025, 4A_662/2024 dell'8 aprile 2025, 4A_133/2021 del 26 ottobre 2021.