Überstunden: eine lückenhafte Zeiterfassung kehrt die Beweislast nicht um

Viele Stunden ergeben noch keine Abrechnung. Das Bundesgericht sagt das im Urteil 4A_58/2026 vom 18. August 2026 zu Überstunden in der Schweiz, in einem privatrechtlichen Arbeitsvertrag im Kanton Waadt. Der Arbeitnehmer beweist die Zahl, die er verlangt. Lässt sich diese Zahl nicht mehr genau feststellen, schätzt das Gericht. Es spricht damit nicht die Liste zu, die für den Prozess erstellt wurde.

Was der Vertrag vorsah

Der Arbeitnehmer wurde am 15. Februar 2016 als Ingenieur angestellt, für 42 Stunden pro Woche. Ein Vertrag vom 31. Oktober 2018 beförderte ihn zum Verantwortlichen für Produktion und Industrialisierung, bei einem Bruttojahreslohn von 110'000 Franken, weiterhin für 42 Stunden. Ab dem 1. Januar 2021 ernannte ihn ein Nachtrag zu einer Leitungsfunktion in der Produktion, bei 122'000 Franken brutto.

Die Überstundenklausel von 2018 hielt fest, dass die Funktion solche Stunden verlangen könne und dass der Arbeitnehmer zustimme, soweit sie nötig seien und nach Treu und Glauben verlangt werden dürften. Nach Wahl der Arbeitgeberin konnten sie durch Freizeit gleicher Dauer ausgeglichen werden, eine Stunde für eine Stunde, oder ohne Zuschlag ausbezahlt werden.

Artikel 321c Absatz 1 OR verpflichtet zu dieser Arbeit, wenn die Umstände es verlangen, der Arbeitnehmer sie leisten kann und Treu und Glauben es erlauben, sie zu verlangen. Mit seiner Zustimmung kann die Arbeitgeberin die Stunden durch Freizeit von mindestens gleicher Dauer ausgleichen, die innert angemessener Frist zu gewähren ist (Abs. 2). Stunden, die nicht durch Freizeit ausgeglichen werden, sind mit dem normalen Lohn und einem Zuschlag von mindestens einem Viertel zu vergüten, sofern nicht eine schriftliche Abrede, ein Normalarbeitsvertrag oder ein Gesamtarbeitsvertrag etwas anderes bestimmt (Abs. 3). Vor Bundesgericht ging es nur noch um die Zahl der Stunden und um den Zeitraum, für den zu zahlen war. Das Urteil rechnet den Zuschlag nicht neu.

Der Arbeitnehmer beweist die Zahl

Artikel 8 ZGB stellt die Regel auf: Wer aus einer behaupteten Tatsache ein Recht ableitet, beweist diese Tatsache. Bei Überstunden trägt der Arbeitnehmer diese Last. Er muss, soweit man das vernünftigerweise von ihm verlangen kann, die Umstände behaupten und beweisen, die eine Bewertung der Zahl erlauben. Der Schluss, die Stunden seien im behaupteten Umfang geleistet worden, muss sich dem Gericht mit einer gewissen Kraft aufdrängen. Das Bundesgericht erinnert daran in Erwägung 8.2.

Früh kommen, spät gehen oder abends E-Mails senden zeigt, dass mehr gearbeitet wurde. Es beweist nicht die verlangte Summe.

Wenn die genaue Zahl fehlt

Artikel 42 Absatz 2 OR erlaubt dem Gericht, einen Schaden billig zu bestimmen, dessen genauer Betrag nicht feststellbar ist. Die Rechtsprechung wendet die Bestimmung analog auf die Zahl der Überstunden an, wenn diese Zahl nicht mehr genau bewiesen werden kann. Die Schätzung kehrt die Beweislast nicht um. Sie entbindet den Arbeitnehmer nicht davon, die Angaben zu liefern, die man von ihm noch verlangen kann.

Eine zweifelhafte Erfassung macht die Liste des Arbeitnehmers nicht massgebend

Seit August 2017 verwendete die Arbeitgeberin eine deklarative Software. Jede Person erfasste ihre Stunden, eine vorgesetzte Person gab sie frei. Die Auszüge des Arbeitnehmers wurden bis Februar 2018 kontrolliert. Ab März 2018 gab der Vorgesetzte sie nur noch selten frei. Erfasste der Arbeitnehmer nichts, blieb die Maske auf einem Musterstundenplan. Die Auszüge wiesen für Januar, Februar und März 2020 sowie für September 2021 null Stunden aus.

Die Waadtländer Gerichte hielten dieses System für zweifelhaft. Der Arbeitnehmer bestritt diese Würdigung nicht. Seine eigene Tabelle wurde ebenfalls nicht verwendet. Sie war für das Verfahren erstellt worden und stimmte nicht mit den Stunden überein, die er selbst in der Software erfasst hatte. Das Bundesgericht bestätigt, dass dann nur noch eine Schätzung blieb, in analoger Anwendung von Artikel 42 Absatz 2 OR (E. 5.2 und 8.3).

Eine unbrauchbare Erfassung der Arbeitgeberin spricht also nicht alle Stunden zu, die eine spätere Liste zusammenzählt.

Drei Stunden, in diesem Fall

Von Januar 2020 bis Juni 2021 blieb die Schätzung bei drei Überstunden pro Woche, das heisst 12'370 Franken 30 brutto. Das Bundesgericht setzt diese Zahl nicht neu fest. Es ist an den im Kanton festgestellten Sachverhalt gebunden. Es prüft, ob die Schätzung Bundesrecht verletzt.

Die Gerichte stützten sich auf feststehende Elemente. Mindestens einmal pro Woche nahm der Arbeitnehmer das Mittagessen während einer Sitzung ein, die sein Vorgesetzter angesetzt hatte. Berufliche E-Mails waren nach 20 Uhr, am Wochenende und in den Ferien versandt worden: die Antwort darauf dauerte Minuten. Der Arbeitnehmer hatte seinen vollen Lohn erhalten, der für 42 Stunden vorgesehen war. In einer E-Mail vom 15. Juni 2020 schrieb er, er habe über die 42 Stunden hinaus arbeiten müssen, wie gewöhnlich. Die kantonale Instanz las daraus, er habe diese Zahl nicht stark überschritten. Diese Elemente beweisen, dass Überstunden geleistet wurden. Sie beweisen nicht den weit höheren Umfang, der verlangt wurde.

Drei Stunden pro Woche sind keine allgemeine Regel. Ein anderes Dossier mit anderen Beweisen verlangt eine andere Schätzung. Die Schätzung muss auf konkreten Anhaltspunkten ruhen.

Was bereits bezahlt war

Zwischen Mai 2018 und Januar 2020 zahlte die Arbeitgeberin vier Entschädigungen: 3'350 Franken 90 für 68,08 Stunden, 2'752 Franken 85 für 55,93 Stunden, 3'535 Franken 95 für 71,84 Stunden und 9'166 Franken 65 für 178,43 Stunden. 2019 nahm der Arbeitnehmer zudem zehn Ferientage als Ausgleich.

Er machte geltend, diese Zahlungen hätten nicht alles abgegolten, und die Lohnabrechnungen sprächen nicht von einem Saldo aller Ansprüche. Das Bundesgericht hält fest, dass diese Erwähnung nicht nötig ist, um den Zeitraum als bereits entschädigt zu betrachten. Wären im Januar 2020 wirklich mehr als 600 Stunden offen gewesen, hätte der Arbeitnehmer das sagen müssen, als ihm 178,43 Stunden bezahlt wurden. Das tat er nicht (E. 9.2).

Dasselbe Urteil erinnert daran, dass Überstunden grundsätzlich rechtzeitig zu melden sind, damit die Arbeitgeberin sich einrichten und die zusätzliche Arbeit genehmigen kann. Sonst kann der Vergütungsanspruch verwirken. Die Stunden melden, ihre Zahl angeben und die Vergütung später einklagen sind nicht dasselbe. Hier wog das fehlende Reagieren bei einer erheblichen Zahlung für die Zeit vor Januar 2020.

Nach dem Erfordernis einer vorgängigen Zustimmung

Am 7. Juli 2021 schrieben die Personalverantwortlichen dem Arbeitnehmer, er habe im Juni 22,18 Überstunden erfasst, und jede Überstunde müsse vorgängig und ausdrücklich von seinem Vorgesetzten freigegeben worden sein. Andernfalls seien sie nicht erlaubt.

Das Bundesgericht stellt eine zweideutige Haltung fest: diese Mahnung steht neben einem Vorgesetzten, der den Arbeitnehmer stark beanspruchte. Diese Zweideutigkeit öffnet in diesem Fall keine zusätzliche Vergütung. Im Oktober 2021 zahlte die Arbeitgeberin 3'341 Franken als Saldo der Überstunden im Zusammenhang mit dem Unternehmenskauf. Diese Zahlung schliesst einen Zuschlag aus, der geschuldet wäre, weil Stunden stillschweigend auferlegt worden wären (E. 9.3).

Das Urteil sagt nicht, eine Stunde ohne vorgängige Freigabe sei nie geschuldet. Es sagt, dass die Zahlung vom Oktober 2021 die Zeit des Kaufs unter diesen Umständen bereits abgedeckt hatte.

Kurzarbeit ändert die Beweisfrage nicht

In der Covid-Zeit erhielt die Arbeitgeberin Kurzarbeitsentschädigung. Vollzeitbeschäftigte sollten nur noch 31 Stunden pro Woche leisten. Der Arbeitnehmer schrieb am 15. Juni 2020, er habe diese 31 Stunden und die vertraglichen 42 Stunden überschreiten müssen. Er bestritt nicht, den vollen Lohn für 42 Stunden erhalten zu haben. Ob die Reduktion im Januar oder im März 2020 begonnen hatte, beeinflusste den Ausgang nicht (E. 4.1). Das Urteil beurteilt nicht, ob die Kurzarbeitsentschädigung richtig abgerechnet wurde.

Was dieses Urteil nicht entscheidet

Die Beschwerde wird abgewiesen, soweit darauf einzutreten ist. Das Urteil betrifft Überstunden nach Artikel 321c in einem privatrechtlichen Vertrag. Es entscheidet nicht über Überzeit nach dem Arbeitsgesetz, also die Überschreitung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit von 45 oder 50 Stunden je nach Tätigkeit. Deren Entschädigung lässt sich nicht durch dieselbe schriftliche Abrede wegbedingen. Das Arbeitsgesetz gilt nicht für alle Funktionen. Öffentlich-rechtlich angestellte Personen und gewisse Gesamtarbeitsverträge folgen anderen Regeln.

Das Urteil sagt nicht, wie ganze Jahre aus E-Mails zu rekonstruieren sind. Es sagt nicht, eine schlecht geführte Software entbinde den Arbeitnehmer von jeder Zahl. Vertrag, Erfassungen, Lohnabrechnungen und die Schreiben aus der Zeit der Arbeit bleiben die Akten.

Häufige Fragen

• Wer muss Überstunden in der Schweiz beweisen? Der Arbeitnehmer. Er muss die behauptete Zahl überzeugend machen, nicht nur zeigen, dass er viel gearbeitet hat.
• Sind bei zweifelhafter Erfassung der Arbeitgeberin alle Stunden der Tabelle des Arbeitnehmers geschuldet? Nein. Beide Aufstellungen können ausscheiden. Das Gericht schätzt dann die Zahl.
• Sind drei Stunden pro Woche die Regel? Nein. Das ist die Schätzung in diesem Fall, für Januar 2020 bis Juni 2021.
• Muss man die Stunden melden, wenn man sie leistet? Grundsätzlich ja, rechtzeitig. In dieser Sache wog das Schweigen bei der Zahlung vom Januar 2020 gegen einen Saldo von mehreren hundert Stunden.
• Was legt man bereit, bevor man die Frage stellt? Den Vertrag, die erfassten Stunden, die eigene Tabelle, die Lohnabrechnungen, die E-Mails und den Sitzungskalender.

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Quellen

Bundesgericht, Urteil 4A_58/2026 vom 18. August 2026, I. zivilrechtliche Abteilung. Obligationenrecht, Artikel 42 und 321c, Fassung vom 1. Oktober 2026. Zivilgesetzbuch, Artikel 8. Vom Bundesgericht zitierte Urteile: 4A_533/2024 vom 24. Juni 2025, 4A_662/2024 vom 8. April 2025, 4A_133/2021 vom 26. Oktober 2021.